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Über uns: Wir sind ein dynamisches weltweit agierendes Unternehmen mit dem Firmenhauptsitz in Wien, das ein innovatives Arbeitsumfeld bietet und stetig wächst. Zur Verstärkung unseres Teams suchen wir einen engagierten Office Managerin, derdie sich um die reibungslose Organisation und Verwaltung unseres Büros kümmert.

Ihre Aufgaben:

• Koordination und Organisation des Büroalltags (z.B. Bürobedarf, Post- und Liefermanagement)
• Ansprechpartner*in für interne und externe Stakeholder
• Planung und Organisation von Besprechungen und Unterstützung bei Kongressorganisation
• Verwaltung der Termin- und Kalenderkoordination der Führungskräfte
• Unterstützung bei der Reisekoordination (Flüge, Hotels, Transfers)
• Pflege und Verwaltung der Büroinfrastruktur und technischer Ausstattung
• Übernahme der Kommunikation mit Dienstleistern und Lieferanten
• Unterstützung bei administrativen Aufgaben und Personalangelegenheiten (z.B. Onboarding neuer Mitarbeiter*innen)
• Unterstützung des Teams bei allgemeinen organisatorischen Aufgaben und Projekten
• Sicherstellung der Einhaltung der Bürostandards und -richtlinien

Ihr Profil:

• Berufserfahrung im Office Management oder in einer vergleichbaren Position
• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation sind von Vorteil
• Sehr gute organisatorische Fähigkeiten und eine strukturierte Arbeitsweise
• Hohe Kommunikationsfähigkeit und ein professionelles Auftreten
• Sicherer Umgang mit MS Office und modernen Bürotools
• Eigenverantwortliche Arbeitsweise, Teamfähigkeit und Flexibilität
• Sehr gute Deutsch und Englischkenntnisse

Wir bieten:

• Eine abwechslungsreiche und verantwortungsvolle Tätigkeit in einem dynamischen Umfeld
• Ein modernes und gut ausgestattetes Büro
• Ein engagiertes und freundliches Team
• Flexible Arbeitszeiten und ein angenehmes Arbeitsklima
• Wettbewerbsfähige Vergütung und Sozialleistungen auf Einstiegsebene

Wenn Sie eine proaktive und lösungsorientierte Persönlichkeit sind und Spaß an der Organisation und Verwaltung eines Büros haben, freuen wir uns auf Ihre Bewerbung!

Bewerbung: Bitte senden Sie Ihre vollständigen Bewerbungsunterlagen (Lebenslauf, Anschreiben und relevante Zeugnisse) an hr@productsandfeatures.com

Office Manager

About Us: We are a dynamic, globally operating company headquartered in Vienna, offering an innovative work environment and continuously growing. To strengthen our team, we are looking for a dedicated Office Manager who will ensure the smooth organization and management of our office.

Your Tasks:

• Coordination and organization of daily office activities (e.g., office supplies, mail, and delivery management)
• Point of contact for internal and external stakeholders
• Planning and organizing meetings and assisting with conference organization
• Management of scheduling and calendar coordination for executives
• Support with travel coordination (flights, hotels, transfers)
• Maintenance and management of office infrastructure and technical equipment
• Communication with service providers and suppliers
• Assistance with administrative tasks and personnel matters (e.g., onboarding new employees)
• Support for the team with general organizational tasks and projects
• Ensuring compliance with office standards and guidelines

Your Profile:

• Professional experience in office management or a similar position
• Completed commercial training or equivalent qualifications are advantageous
• Excellent organizational skills and a structured approach to work
• Strong communication skills and a professional appearance
• Proficient in MS Office and modern office tools
• Independent working style, team player, and flexibility
• Very good German and English language skills

We Offer:

• A varied and responsible role in a dynamic environment
• A modern and well-equipped office
• A dedicated and friendly team
• Flexible working hours and a pleasant working atmosphere
• Competitive entry level compensation and benefits

If you are a proactive and solution-oriented individual with a passion for organizing and managing an office, we look forward to receiving your application!

Application: Please send your complete application documents (CV, cover letter, and relevant certificates) to hr@productsandfeatures.com

Für das Einsatzgebiet Deutschland suchen wir zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine/n (Junior) Clinical Specialist /  Berater Medizintechnik (m/w/d).

Ihre Aufgaben:

• Serviceorientierte Zusammenarbeit mit dem zuständigen Account Manager in der Region
• Intensive Betreuung der Ärzte bei den Structural Heart Eingriffen
• Aufbau eines nachhaltigen Netzwerkes zu dem relevanten Klinikpersonal wie OP-Leitung, Ärzte, Pflegepersonal
• Begleitung der Interventionen in den Kliniken
• Durchführen von Produktschulungen und Trainings
• Europaweite Vertretung von Kollegen/innen

Ihre Aufgaben:

• Generelle Unterstützung der Finanzabteilung und der Logistik (z.B. Erstellung des Reportings)
• Budgetierung und budgetärer Soll-Ist-Vergleich
• Treasury Aktivitäten, u.a. Administration von Bankzahlungen und Kontrolle der Buchhaltung für Aus- und Eingangszahlungen
• Mitarbeit bei der Implementierung des neuen ERP-Systems BMD
• Unterstützung bei der Implementierung einer Contract Data Base
• Generelle Controlling Aktivitäten
• Erstellung und Weiterentwicklung von Datenbanken
• Erstellung von Präsentationen

Ihre Qualifikationen:

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung (HAK, Wirtschaftsstudium, od. Ähnl.)
• 3-5 Jahre Erfahrung im Finanzbereich
• BMD Kenntnisse von Vorteil
• Fortgeschrittene IT-Anwenderkenntnisse, vor allem sehr gute Excel-Kenntnisse
• Analytische Denkweise
• Kritisches Hinterfragen bei komplexen Sachverhalten
• Hands-on Mentalität
• Freude am Kontakt mit Menschen und Zahlen
• Äußerst genaue, eigenständige und zuverlässige Arbeitsweise
• Äußerste Loyalität
• Gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift, weitere Sprachkenntnisse von Vorteil
• Eigene Motivation und eigener Antrieb sich weiterentwickeln zu wollen
• Team Player

Wir bieten:

• Interessante und abwechslungsreiche Aufgaben
• Offenes, angenehmes Betriebsklima und Zusammenarbeit in einem engagierten Team
• Gute Lage (1. Bezirk) und gute Erreichbarkeit mit öffentlichen Verkehrsmitteln
• Weiterbildungs- sowie Weiterentwicklungsmöglichkeiten
• Gleitzeit
• Nach der Einstiegsphase gibt es die Möglichkeit für Homeoffice

Das Bruttojahresgehalt auf Vollzeitbasis beträgt mindestens € 34.034,–. Die Bereitschaft zur Überzahlung ist aufgrund von Ihren Qualifikationen und Ihrer Berufserfahrung vorhanden.

Ihre aussagekräftige Bewerbung inklusive Motivationsschreiben, Lebenslauf und Zeugnisse senden Sie bitte an: hr@productsandfeatures.com

Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung!

Your Responsibilities:

• Set up a Vigilance System in collaboration with QM (update PCMF/PMS, update QPs/SOPs)
• Set up literature search
• Ensure readiness for vigilance inspection in collaboration with QM
• Implement Change Control Procedures, if necessary, during life cycle management, e.g. variations triggered by safety measures
• Responsible for monitoring and reporting the effectiveness and any adverse effects or side effects (AEs/SAEs/SADEs/ASADEs/USADEs)
• Perform and maintain consistency of safety assessments
• Serve in cross-functional teams as a medical and scientific representative
• Ensure regulatory compliance and safety throughout a clinical trial
• Submit periodic reports to the competent authorities
• Ensure that medical and causality assessments of all clinical and post-marketing adverse event fillings to regulatory authorities are consistent with company policies, as well as the respective regulatory requirements
• Assist with internal and external safety audits
• Remediate any vigilance deficiencies found during regulatory or internal audits
• Act as medical expert during product development
• Ensure subject safety during clinical studies
• Identify the correct actions and facilitate, support and implement them as appropriate in collaboration with QM
• Review performance metric data and clarify inconsistencies and trends.

Your profile:

• Minimum Bachelor’s Degree in Scientific Disciplines (MD, Pharmacy or similar)
• Relevant experience in Pharmacovigilance activities, or Medical Device Regulatory Affairs or Medical Device Quality Assurance
• Knowledge of US and EU vigilance regulatory requirements (eg. MDR)
• Knowledge of current pharmacovigilance practices
• Knowledge of drug safety databases (e.g. ARISg) is a plus • Ability to evaluate, interpret and synthesize scientific data.
• Proficiency with safety coding dictionaries (eg, MedDRA, WHODRUG)
• Expertise in individual safety case report processing, including triage, data entry, quality review, and submission.
• Requires understanding of how the team / work area relates to other related areas and uses that knowledge to improve efficiency and produce high-quality work on problems with crossfunctional impact
• Identifies and resolves technical, operational and organizational problems/problems relating to own discipline
• Frequently works cross-functionally as the representative for their area
• Team player with ability to function in a multi-disciplinary environment
• Self-motivated, detail oriented, and able to prioritize and plan effectively

Your Benefits: 

• Central Location in 1st District of Vienna
• International Environment
• Workplace Well-Being
• Possibility to work partly remote

Further information:

Annual gross salary from € 50,000,- based on professional qualifications and experience.

Apply Now:

We look forward to receiving your application including a detailed CV and a cover letter to hr@productsandfeatures.com